Sistema da Receita Federal passa a valer para todos no começo de julho
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) passa, em 1º de julho de 2018, a ser obrigatório para todos os empregadores, além das empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões, que tiveram de aderir ao sistema da Receita Federal no início do ano.
O novo sistema transmitirá ao Fisco, de forma unificada, informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço(FGTS). Junto com a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf), que o complementará, o eSocial deve unificar a comunicação de 15 obrigações.
Assim como foi feito para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões, a implementação do sistema para todos os empregadores se dará em fases, como explica o auditor fiscal gerente dos projetos eSocial e EFD-Reinf no âmbito da Receita Federal, Samuel Kruger.
“Em julho, as empresas devem se cadastrar e enviar os eventos de tabelas; em setembro, os eventos não periódicos. Depois, em novembro, completam o ciclo do eSocial, com os eventos periódicos – nesse mês também entram também todos os eventos da EFD-Reinf”, enumera Kruger.
“Nas tabelas, você está antecipando dados que serão usados no registro do trabalhador, sobre informações de tributos. É importante que a empresa dê grande atenção à qualidade da informação que será prestada por meio delas”, ressalta o auditor sobre a primeira fase.
Saneamento da base de dados
Para não ter problemas ao entrar no eSocial, é fundamental que os dados dos funcionários estejam presentes da mesma forma em todos os órgãos do governo, como alerta o presidente do GBrasil e diretor da Orcose Contabilidade (São Paulo – SP), Julio Linuesa.
“É muito comum ter algum erro nos dados de um funcionário, como letras diferentes na comparação entre dois documentos. Eu mesmo vou precisar ir a um dos postos do Ministério do Trabalho na Previdência Social para fazer uma retificação do Número de Identificação do Trabalhador (NIT)”, diz.
“Quem não correu para fazer o saneamento da base cadastral, já está atrasado. Essa qualificação tem de ser feita já, mesmo em pequenas empresas, porque, às vezes, um colaborador tem várias inconsistências, e isso causa transtornos”, alerta a coordenadora de recursos humanos da Eaco Consultoria e Contabilidade, Mayra Talacino.
O sócio-fundador da D.Duwe Contabilidade (GBrasil | Porto Velho – RO), Didmar Duwe, relata um caso que ilustra bem o problema com os dados cadastrais no eSocial. “Um refugiado, que está morando legalmente no Brasil, não foi admitido por uma empresa por causa disso. Ele conseguiu fazer o CPF e a Carteira de Trabalho, mas não tem o Registro Nacional de Estrangeiro (RNE). Por causa desse número, que pode demorar dois anos para chegar, a empresa não conseguiu contratá-lo, porque o sistema não aceitou o protocolo”, conta.
“A partir do momento que lanço dados como nome, data de nascimento e CPF, e essas informações não estão idênticas na Caixa Econômica Federal, na Previdência Social ou na Receita Federal, automaticamente o sistema me dá a informação de um funcionário não qualificado”, afirma a supervisora do departamento pessoal da Orcose Contabilidade, Francisnay Santana Santos. “Se não houve qualificação, é necessário liberar o funcionário do trabalho para que ele possa fazer a atualização cadastral nos órgãos competentes”, recomenda.