Aprenda algumas técnicas para administrar melhor o tempo e a produtividade e alavancar seus resultados
Fundamental para ter mais organização, alto desempenho e bem-estar no trabalho, manter uma boa gestão do tempo e da produtividade não é uma tarefa fácil, porém não é impossível conseguir gerir as tarefas com mais eficiência e ter disciplina. A partir do momento que você organiza e distribui as atividades entre os colaboradores, os resultados passam a ser ainda melhores.
Cabe ao gestor da empresa organizar o formato ideal para seus funcionários e também para si mesmo, alcançando a produtividade desejada. Vem descobrir quais são as técnicas que otimizam o tempo, qualidade das entregas e geram eficiência no fluxo de trabalho da sua empresa!
1 – Faça um Planejamento e Revisão semanal
Para começar a semana de forma planejada, com a melhor administração do tempo e da produtividade, separe um momento semanal e faça o planejamento de suas atividades durante a semana e analise suas pendências. Se necessário, esse planejamento semanal poderá ser modificado no decorrer da semana.
2 – Identifique o que interrompe a produção
Saiba o que te impede de manter a concentração e o que atrapalha um fluxo de trabalho contínuo da equipe. Como, por exemplo, inúmeras interrupções, que é um dos fatores mais citados pelos especialistas como desperdício do tempo.
Isso vale também para o celular, pois as notificações são um fator desfavorável quando o assunto é gestão do tempo. A cada nova notificação, a atenção é perdida e isso acaba comprometendo seriamente o desempenho profissional.
3 – Divida as tarefas
Apesar de ser comum que cada funcionário da empresa tenha responsabilidades específicas, é papel do coordenador da equipe verificar se existe alguma sobrecarga sobre determinado funcionário, enquanto outro passa mais tempo ocioso. Ambos os casos geram problemas com a produtividade se essa falha no processo de trabalho não for diagnosticada cedo.
Por isso é imprescindível analisar quais tarefas podem ser divididas, para que cada colaborador possa se dedicar de forma mais eficaz em cada atividade.
Leia também: Como engajar os colaboradores em Home Office e regime híbrido de trabalho?
4 – Coloque uma lista de atividades a vista de todos
Criar listas de trabalhos e destacar as metas que precisam de atenção imediata é uma excelente forma de melhorar a gestão do tempo no seu negócio, permitindo que tarefas menos importantes não prejudiquem o bom andamento da sua empresa. Isso porque ao enumerar quais atividades precisam de maior atenção, os prazos são rapidamente cumpridos, uma vez que o mais urgente é sempre feito primeiro.
5 – Utilize ferramentas de gerenciamento
A depender do tamanho da sua empresa, é complexo acompanhar o que cada funcionário está fazendo. Isso torna mais difícil elaborar uma gestão do tempo eficiente. Para nossa sorte, temos diversas ferramentas tecnológicas que podem ser usadas, inclusive de forma gratuita.
Utilize essas ferramentas para criar um fluxo de trabalho mais eficiente e evitar os obstáculos que aparecem ao longo do processo.
6 – Não tenha medo de terceirizar
Uma forma que traz eficácia máxima e melhora a gestão do tempo na sua empresa é a terceirização de serviços que consomem muita dedicação e atenção. Um exemplo clássico são os serviços contábeis, que frequentemente acabam tomando tempo do empresário e tirando o foco dos gestores. Com o apoio de empresas de outsourcing contábil é fácil eliminar essa barreira e, além disso, economizar nos gastos fixos da empresa.
O GBrasil é um grupo de empresas de Outsourcing Contábil e, mais do que uma simples terceirização, oferecemos uma solução completa, que integra as atividades contábeis, fiscais, financeiras e gerenciais da contabilidade em nossos mais de 11 mil clientes de forma prática e rápida, permitindo que o gestor possa acompanhar em tempo real todas as informações do seu negócio.
Tem alguma dúvida? Entre em contato conosco através do e-mail: contato@gbrasilcontabilidade.com.br ou pelo telefone: (12) 98119-4551 que iremos te ajudar!