24/07/2019

Departamento Pessoal

Auditoria de folha de salários permite à empresa rever erros e recuperar valores pagos a maior

Mapeamento de falhas também pode evitar "bomba relógio" de um passivo trabalhista impagável

Diva de Moura Borges

Atender às obrigações trabalhistas e previdenciárias, muitas vezes, é um desafio complexo para as empresas em geral, mas especialmente, para aquelas que possuem mais de 30 empregados e times de diferentes categorias profissionais. O departamento pessoal, responsável por essas questões, geralmente se resume a dois ou três colaboradores que cumprem a rotina mensal de elaborar a folha de pagamento/salários, mas não detêm o olhar especialista sobre aspectos tributários, acordos coletivos e outros encargos trabalhistas. É nessas brechas que as empresas acabam cometendo erros que podem gerar grandes prejuízos, em casos de fiscalização trabalhista ou na aplicação de alíquotas maiores ou indevidas de tributos.

Com o objetivo de auxiliar essas empresas a recuperar o dinheiro pago a maior, evitar novas sangrias e, também, prejuízos com multas trabalhistas, várias empresas do GBrasil ofertam serviços de auditoria de folha de pagamento. É o caso da De Paula Contadores (GBrasil | Foz do Iguaçu-PR), que vem sendo demandada com frequência para detectar inconsistências não percebidas por equipes internas de DP. "Tivemos o caso de uma empresa com mais de 300 empregados que recolhia valores significativamente maiores de contribuições previdenciárias. Conseguimos gerar uma economia de R$ 161 mil, no período de três anos analisados", conta a diretora Elizangela de Paula Kuhn.

A porta de entrada dos erros, segundo a advogada e contadora, são as verbas salariais atípicas, que se refletem nos encargos trabalhistas e tributários. Bonificações, horas extras, adicionais noturnos, adicionais de insalubridade e periculosidade, gratificações, diárias e comissões são algumas variáveis que, segundo ela, frequentemente geram cálculos errôneos na folha de pagamento.

"Na parametrização desses padrões de remuneração e desconto, muitas vezes o software, por mais sofisticado que seja, não alcança situações singulares. Há, ainda, outras peculiaridades que não passam pela folha de pagamento e precisam de um olhar especialista. Lidamos aqui com 183 convenções coletivas de trabalho, que geram repercussões distintas nas empresas. Temos equipes dedicadas em determinados assuntos do DP, que cuidam, por exemplo, da elaboração de termos aditivos de alterações do contrato de trabalho, da análise tributária, enfim, profissionais  que garantem não só o recolhimento correto dos tributos, como minimizam os riscos trabalhistas e possibilitam o aproveitamento de benefícios fiscais e legais", observa. 

Todos os clientes da De Paula Contadores, segundo Elizângela, tem suas folhas de pagamento auditadas anualmente, como medida de saneamento. "Mas a entrada em vigor do eSocial vem instigando empresários a buscar a auditoria externa como forma de resguardar-se de falhas e prevenir autuações e multas de toda ordem", explica a contadora.

Luciana Luppinucci, sócia responsável pela área de Consultoria Trabalhista e Previdenciária da Domingues e Pinho Contadores  - DPC (GBrasil | Rio de Janeiro-RJ), salienta que um erro frequente é aplicar o previsto na CLT para pagamento das horas extras –  mínimo de 50% do valor da hora normal –, esquecendo-se de observar a convenção ou acordo coletivo e da categoria. "Nesse caso, o que prevalece é a norma específica, ou seja, a da convenção ou de um acordo coletivo, que pode prever uma porcentagem maior que a da CLT”, esclarece Luciana.

Outro ponto de atenção é o pagamento de aviso prévio. "Ele deixou de ser tributado pelo INSS. Se a empresa não muda conforme a lei, o tributo é recolhido de forma indevida. Em complemento, o profissional responsável pela folha de pagamento da empresa, que operacionaliza o sistema, deve ter a capacidade analítica e legal para entender se o resultado gerado está ou não de acordo com a legislação, caso contrário, a empresa pode entrar em inconformidade”, adverte a consultora da  DPC.  Em casos de revisão como este, a Domingues e Pinho gera relatórios analíticos que informam as medidas que a empresa precisa tomar para estabelecer a parametrização legal do sistema e, em alguns casos, a melhoria de processos. O trabalho de revisão da DPC também é amplo – vai desde a análise do contrato social e do CNAE (Código Nacional de Atividade Econômica) até chegar à folha de pagamento, suas especificidades e o recolhimento do INSS, FGTS e IRPF.

Patrícia Vasconcelos, gerente de Departamento Pessoal da Unicon (GBrasil | Vitória-ES), exemplifica caso de auditoria de folha de salários em que foi diagnosticada a aplicação incorreta do FAP (Fator Acidentário de Prevenção) durante sete anos consecutivos. Por falta de atualização anual do fator, a empresa fez um cálculo a maior, acumulando um prejuízo financeiro da ordem de R$ 119 mil. "Em situações como essa, é possível retificar as guias e recuperar prejuízo, pelo menos, dos últimos cinco anos. Nesse caso específico, após a análise, além de elaborarmos o processo administrativo de recuperação, a empresa optou por terceirizar os serviços de Departamento Pessoal com a Unicon", relata a gerente.

Sobre a restituição de tributos pagos a maior, o diretor da Domingues e Pinho Contadores, Marcelo Lima, acrescenta que com a entrada em vigor da DCTFweb, passa a ser possível a compensação cruzada de tributos federais. "No entanto, o processo de compensação ou restituição deve estar muito bem embasado nas obrigações transmitidas pela empresa como, por exemplo, ECF, EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições, eSocial, ECD, EFD-Reinf e DCTFWeb, demonstrando o direito creditório", orienta.

Dolores Locatelli, da Eaco Contabilidade, considera a revisão anual da folha de pagamento como estratégica. "O empresário tem a confiança de que seus profissionais internos estão cumprindo com todos os requisitos, mas por mudanças na legislação, nas categorias profissionais e outros procedimentos trabalhistas, ou seja, informações não alcançadas por sua equipe interna, corre-se o risco de acumular um passivo impagável. É uma bomba relógio que vai sendo armada ao longo do tempo". Entre alguns dos setores mais delicados, ela cita o de educação, com diferença na remuneração de hora/aula e hora/atividade, e o da construção civil, com grande volume de contratações temporárias e remunerações distintas. "O fundamental é ter profissionais especialistas que tenham um olhar clínico sobre essas repercussões na folha de pagamento", orienta.

FOLHA DE PAGAMENTO EM ORDEM PARA LICITAÇÕES E FUSÕES COPORATIVAS

Ter uma folha de salários tecnicamente adequada e saneada também é prerrogativa para as empresas que prestam serviços ou fornecem produtos para órgão públicos. Por exigência de contrato, é necessário apresentar, periodicamente, um dossiê com documentos relacionados à folha de pagamento. Tal medida busca constatar se a empresa prestadora do serviço está em conformidade com as normas trabalhistas e previdenciárias, especialmente em relação ao eSocial. De acordo com a advogada Luciana Lupinucci, da DPC, o recebimento de valores do contrato pode ser comprometido pela falta da entrega de tais informações ou se irregularidades forem detectadas pelo poder público. "O trabalho de revisão colabora para que possíveis inconsistências sejam identificadas previamente à entrega do dossiê, possibilitando à empresa tomar as medidas necessárias. Em complemento, a assessoria na elaboração do dossiê, conforme as especificações do contratante, traz tranquilidade e segurança para a empresa prestadora de serviços", destaca.

Outra demanda para auditoria de folha de pagamento é de empresas na linha de negociação para fusões e incorporações. Num trabalho de due dilligence é fundamental que as empresas negociadas apresentem um mapeamento de todas as inconsistências trabalhistas, mostrando possíveis passivos trabalhistas escondidos em diferentes períodos. "Esses passivos muitas vezes impactam o valor final do negócio ou mesmo o inviabilizam", observa a advogada.

TREINAMENTOS IN COMPANY

Outro recurso que as empresas de contabilidade do GBrasil oferecem a organizações com grandes folhas salariais controladas internamente é o treinamento in company de profissionais do departamento pessoal, aberto tanto para clientes como não-clientes da empresa contábil.. "Este é um recurso importante porque a empresa passa a ter maior segurança nos procedimentos", comenta Elizângela Kuhn, da De Paula. O mesmo serviço é oferecido pela Domingues e Pinho Contadores, em suas unidades Rio de Janeiro e São Paulo. "São empresas que preferem manter internalizados os serviços de departamento pessoal, mas que se preocupam com a atualização constante desses profissionais", explica Luciana Lupinucci.