03/04/2020
Com País em estado de calamidade pública, empresas enfrentam obstáculos na adoção do home office
Empresas lidam com incertezas quanto ao teletrabalho durante pandemia do Coronavírus. Confira recomendações de consultores
por Pedro Duarte
Com casos em todos os estados da federação e mais de 300 mortes contabilizadas, o novo Coronavírus (COVID-19) é considerado uma enfermidade de transmissão comunitária no Brasil, ou seja, seu contágio já é sustentado pela população local. Em 18 de março, o País entrou em estado de calamidade pública. As maiores recomendações vigentes neste período, o distanciamento social e o isolamento domiciliar, impossibilitam a presença de funcionários em seus locais de trabalho, mas abrem outra porta aos empregadores: o home office.
De uma alternativa pouco utilizada, o home office passou a ser uma das únicas formas de trabalho possíveis durante a pandemia. Segundo o IBGE, entre 2017 e 2018, a prática teve um aumento de 21,1%. Já nas últimas semanas, a adoção disparou. Para as empresas que foram pegas de surpresa, uma das principais dúvidas foi sobre como implementar o sistema de trabalho à distância.
Veja as dicas de consultores do GBrasil aos empresários e empreendedores:
- ESTEJA ONLINE
Além de atender clientes por vias digitais, como e-commerce e aplicativos de mensagens, também estabeleça com seus colaboradores o diálogo online. Reuniões virtuais e videoconferências são ferramentas que vem bem a calhar neste momento. No mercado, você pode conseguir uma vasta lista de programas e aplicativos, inclusive gratuitos, para realizar este tipo de contato.
Utilizar esses canais diariamente para reunir equipes ou conectar gestores com os demais trabalhadores pode ser uma boa opção também. Para isto, tenha em mente o seguinte passo a passo elaborado pela Contac Contabilidade (GBrasil | Goiânia - GO):
1 - Agende data e horário que sejam acessíveis a todos;
2 - Crie uma pauta e informe previamente os assuntos a serem tratados;
3 - Mantenha um ritmo de forma positiva e não estenda muito o tempo da conversa;
4 - Defina as atividades e os prazos a serem cumpridos, evitando ruídos na comunicação;
5 - Crie uma ata e incentive os seus colaboradores a também tomarem nota;
6 - Recapitule ao final, busque esclarecer todos os pontos abordados, solucionando dúvidas remanescentes.
– ATENTE-SE AOS ASPECTOS LEGAIS
Antes de tudo, a troca do sistema de trabalho precisa estar ajustada com a legislação. Em conformidade com a MP 927, publicada em 23 de março, o regime de teletrabalho poderá ser adotado sem o registro prévio em aditivo contratual, avisando ao empregado por meio escrito ou eletrônico com 48h de antecedência, o que pode ser adotado, inclusive, com estagiários e aprendizes. Um acordo reconhecido entre empregador e empregado precisa ser firmado em contrato até 30 dias depois da troca de regime, para evitar excesso por uma das partes ou futuras ações trabalhistas.
Levando em conta que diversos setores pararam suas atividades para preservar seus profissionais, outro ponto que deve ser destacado é a impossibilidade do funcionário atuar em home office em alguns casos, por limitação da sua atividade ou outro fator. A MP 927 estabelece que “o período da jornada normal de trabalho será computado como tempo de trabalho à disposição do empregador”.
– CONFIRA AS TECNOLOGIAS NECESSÁRIAS
Mesmo que as atividades possam ser realizadas em trabalho à distância, é necessário perfilar os colaboradores e identificar quais possuem os equipamentos e ferramentas para desempenhar seu escopo dentro de casa. Para Ana Paula Meurer, gerente de Recursos Humanos da RG Contadores, associada GBrasil em Florianópolis (SC), é necessário um planejamento operacional que inclua “mapeamento da capacidade da empresa em home office, questões de segurança, equipamentos, política de reembolsos de despesas e plano de ação”. Um formulário virtual, que unifique e possibilite o tabelamento desses dados, pode ser o caminho mais prático. Segundo Alvanira Torres, gerente de departamento pessoal da Organização Silveira de Contabilidade (GBrasil | Salvador – BA), estas informações são importantes pois “a responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária cabe ao empregador”.
O uso da banda larga e de computadores possibilitou que diversos setores fossem beneficiados, reduzindo distâncias e economizando tempo de atividade, mas o entrave revelado pela pandemia é a centralização deste aparelhamento dentro de escritórios e a impossibilidade de acesso remoto dos profissionais. Alvanira ainda esclarece outro ponto importante, no caso de gastos para garantir a conexão à sua atividade laboral durante o regime de teletrabalho, deve haver “reembolso de eventuais despesas arcadas pelo empregado”.
- ENGAJE SEUS COLABORADORES
Por último, mas de igual importância, manter os colaboradores engajados é parte crucial do home office. Para Rebeca Cavalcanti, diretora comercial da RC Assessoria Contábil (GBrasil | João Pessoa), garantir que o foco do funcionário esteja na atividade é uma questão indispensável para que o rendimento não decaia, considerando as distrações as quais ele pode estar exposto em seu domicílio.
Pensando na aptidão e familiaridade desigual que os funcionários de diversos setores têm com a tecnologia exigida pelo teletrabalho, Rebeca destaca a importância da disponibilidade do setor de TI. “Dando maior suporte para conseguirem trabalhar, este é o momento em que os profissionais de tecnologia vão brilhar auxiliando o pessoal e também os seus coordenadores, ajudando com as demandas”, afirma.
Camila Coelho, diretora da Marpe Contabilidade (GBrasil | Fortaleza - CE), destaca os pontos vitais dessa organização: “Orientação, atenção e comunicação. Estamos sempre sensibilizando para a importância da autogestão e responsabilidades individuais. Antes de sairmos para o sistema de home office fizemos treinamentos individuais e disponibilizamos prints de telas para os que por ventura esqueçam”.
Para Cavalcanti, o caminho é fornecer “dicas de produtividade e metas claras para se trabalhar em casa, além de muito suporte da liderança”, e acrescenta, “Aqui na RC também demos dicas de ações para ajudar na produtividade, como colocar uma roupa de trabalho, avisar ao pessoal de casa que está trabalhando e não de férias”.
- LIDERE MESMO À DISTÂNCIA
O distanciamento físico não deve usurpar a capacidade de liderança de um gestor. O valor dessa atitude, segundo Ana Paula Meurer, se encontra no fato seguinte: “o papel das lideranças é fundamental perante seus liderados, transmitindo a eles confiança em seu trabalho e planejamento das atividades para garantir atendimento mesmo que a distância e longe dos olhos”. Ana Paula recomenda também “procurar realizar conferências em vídeo com todo grupo. Criar momentos descontraídos e motivadores. Até uma simples foto da equipe toda, cada um em seu posto de trabalho home office unida numa montagem, um print de tela de reunião, faz com que se sintam valorizados, privilegiados e com ânimo e energia para enfrentar as dificuldades e atender as demandas”.
Como comandar não exige somente oferecer suporte e estar presente a dúvidas, é crucial também saber como cobrar resultados aos colaboradores em regime de teletrabalho. “É preciso também, definição de metas e prazos, e que a equipe faça também o acompanhamento da realização deles de forma compartilhada, se tornando auto-gerenciável, uma vez que todos podem ver a efetividade das entregas e pontuar com os colegas eventuais falhas ocorridas”, e finaliza, “nesse sentido, demonstrar para eles que há confiança no trabalho deles e que sabemos que darão o seu melhor, independentemente do modelo ser à distância, é imprescindível”.
Dentro do GBrasil, medidas também estão sendo tomadas. Simone Zanon, diretora da T&M Consulting (GBrasil | Santa Maria -RS), conta em seu depoimento como lidou com este processo. “Fizemos uma campanha de valorização dos colaboradores quando começaram a surgir os primeiros casos suspeitos na cidade, para que se sentissem ainda mais parte da empresa”, e complementa, “estamos dando todo apoio necessário, mantendo contato com toda equipe, estimulando o trabalho”.
Sobre a comunicação, os cuidados estão sendo expandidos. “Disponibilizamos ferramentas de reuniões online para que possamos manter o vínculo diário. Nosso RH também mantém contato com todos os colaboradores de forma individual para verificar como estão se sentindo e se precisam de algum auxílio, com suas questões profissionais relacionadas à rotina do home office, como também sobre sua saúde mental neste momento delicado o qual estamos passando”, afirma Simone.
VALE REFORÇAR
Além das medidas de isolamento, é essencial manter as práticas de higienização. Os cuidados básicos consistem em lavar as mãos com água e sabão regularmente ou usar álcool em gel quando o primeiro não for possível; evitar o contato da mão com olhos, nariz e boca; esterilizar as superfícies de contato recorrente; não compartilhar objetos de uso pessoal e sempre cobrir o rosto com o braço quando tiver tosse ou espirros.
