Especialistas do GBrasil advertem sobre pontos importantes na hora de escolher novo fornecedor para sua empresa
A empresa está crescendo e o seu contador não acompanha esse movimento. Alguns prazos não estão sendo cumpridos e surgem aqui e ali erros ou atrasos no cálculo de tributos e, por consequência, o pagamento de guias com multas. Há ausência de informações, falta de retorno às ligações e e-mails. Ocorre ainda aquela sensação de que sua empresa paga mais impostos do que as concorrentes. Os balancetes não espelham a realidade do negócio, chegam tarde demais, e fica difícil tomar decisões com base nos demonstrativos contábeis. Aí vem uma autuação fiscal inesperada… É a gota d’água que leva o empresário a trocar de assessoria contábil.
Essas queixas são as mais ouvidas por contadores do GBrasil ao receberem a visita de um empresário em busca de orçamento de serviços contábil, fiscal e trabalhista. Este momento, segundo especialistas do Grupo, é crucial, pois não há espaço para uma decisão equivocada, que possa comprometer o crescimento do negócio.
Reunimos aqui as principais orientações e dicas dos contadores do GBrasil para que esse momento de transição seja fluido e não resulte em prejuízos futuros:
1 – Apoie-se em indicações de outras empresas – de tamanho e de áreas semelhantes à sua –, que estejam sendo bem atendidas por uma assessoria contábil.
2 – Visite a empresa contábil à qual deseja pedir orçamento; conheça sua estrutura física e de TI e o grau de organização do ambiente. Verifique se seus softwares se integram à tecnologia oferecida pelo contador e qual o nível de automação dos processos que ele oferece.
3 – Convide o possível novo contador a visitá-lo e exponha detalhadamente o seu negócio, sua estrutura, seu quadro de colaboradores e peculiaridades, seu modelo de tributação e suas experiências negativas com o contador atual. Pergunte-o sobre a possibilidade de um atendimento de acordo com as suas expectativas.
4 – Questione o possível novo contador sobre aspectos específicos de seu negócio. Ele deverá demonstrar conhecimento sobre tributação, licenças e exigências da sua atividade. Você deve sentir segurança nesse novo fornecedor.
5 – Conheça a lista de empresas atendidas pela assessoria contábil e escolha algumas delas para manter contato e obter informações sobre o atendimento recebido. As redes sociais são hoje também um meio eficiente de se verificar o que andam dizendo sobre um escritório contábil e constatar sua reputação.
6 – Comunique o rompimento de contrato com antecedência mínima de dois meses, para que o contador se prepare e você também não precise pagar eventuais multas.
7 – Solicite da nova contabilidade a relação de documentos que o seu antigo contador deverá apresentar. O novo fornecedor poderá, inclusive, ajudá-lo nesse processo de transição, caso você não queira intermediar a conversa entre os dois contadores.
8 – Não poderá haver resistência ou demora da contabilidade antiga quanto à entrega de documentos para a nova contabilidade. Tal operação é garantida por regras profissionais dos Conselhos Regionais de Contabilidade.
9 – As falhas cometidas pelo seu contador antigo são passíveis de reparos e devem ser evitadas com controle de procedimentos. Portanto, certifique-se com o antigo contador sobre a garantia desses reparos e verifique com o novo contador se ele possui um fluxo de procedimentos.
10 – A mudança do serviço contábil pode ser feita a qualquer tempo, porém é mais indicada logo após o fim do período fiscal.
11 – Atenha-se, primeiro, à qualidade do serviço prestado e, depois, ao preço dos honorários. O barato, nesse tipo de serviço, poderá sair muito caro. Os contadores do GBrasil relatam muitos casos de empresas que deixaram o serviço por negociação em preço de honorário e que, em dois ou três anos, regressaram ao serviço original, com um passivo de autuações e multas.
12 – Ao analisar um orçamento, verifique todos os serviços inclusos e os itens cobrados separadamente. Em alguns casos, os adicionais superam o orçamento de outras assessorias contábeis consideradas inicialmente “mais caras”.
13 – Em alguns casos, o passado contábil e as obrigações acessórias merecem ser revistos, de forma a corrigir erros e evitar qualquer vulnerabilidade em ato de fiscalização, com chance de autuações e multas por desacordo com os documentos contabilizados. Verifique com o novo fornecedor contábil se é possível contratar, à parte, esse serviço de revisão. Entre as 37 empresas contábeis do GBrasil, todas estão aptas a fazer esse tipo de revisão.
14 – Após a contratação da nova assessoria contábil, apresente seus principais gestores aos novos profissionais de contabilidade numa reunião de integração. É importante definir prazos, entregas e obrigações de cada um no processo. Dessa forma o trabalho será fluido, consistente e livre de erros.
15 – Assegure-se de fazer um contrato bem detalhado com o novo fornecedor, resguardando sua empresa de eventuais prejuízos derivados de erros técnicos contábeis.
Por que terceirizar a contabilidade?
A contabilidade é uma das atividades mais propensas à terceirização nas empresas brasileiras. Muito antes de outsourcing virar tendência, na década de 1990, os escritórios de contabilidade já ocupavam seu espaço, assessorando negócios de todos os portes e segmentos econômicos com o objetivo de deixar o empresário se concentrar em suas atividades fim. Em um País com um sistema tributário complexo, mutante e repleto de exigências, manter uma estrutura contábil interna tem significado, na maioria dos casos, custos impraticáveis e, também, risco de autuações e multas por não atender plenamente às leis.
Encontrar o serviço contábil ideal pode parecer um desafio, principalmente para quem está iniciando um negócio. Essa escolha, explica Julio Linuesa Perez, Diretor da Orcose Contabilidade (GBrasil | SP), geralmente é baseada na indicação de outro empresário. “Contudo, como em qualquer mercado, é preciso distinguir o fornecedor que melhor o atende, que tenha reputação e credibilidade e que seja especialista na área de seu negócio”, orienta.
Perez destaca os diferenciais do GBrasil: “Somos uma aliança de empresas contábeis com alto controle de qualidade dos serviços prestados e com processos de automação muito avançados. Alguns, inclusive, com robotização. Em nosso grupo, contamos com profissionais de reconhecida competência perante o mercado brasileiro, presentes nas principais capitais e cidades do interior do País”.
Contribuíram para a produção dessa matéria os seguintes contadores do GBrasil: Maurício Gatti, Gatti Contabilidade (Porto Alegre – RS); José Ribamar Pires de Castro, Real Assessoria (São Luís – MA); Luiz Flavio Cordeiro, Domingues e Pinho Contadores (São Paulo – SP); João Henrique Brum, Domingues e Pinho Contadores (Rio de Janeiro – RJ); Didmar Duwe, D.Duwe Contabilidade (Porto Velho – RO); Cristiane Saebel Bossoneli, Unicon – União Contábil (Vitória – ES); Alessandra Ribeiro, Grupo Fatos; Leandro Moraes, Aserco Assessoria (Uberlândia – MG); Maurício Prado, Organização Contábil Prado (Rio Branco – AC); Rebeca Cavalcanti, RC Assessoria Contábil (João Pessoa – PB); Julio Linuesa Perez, Orcose Contabilidade (São Paulo – SP); Pedro Coelho Neto, Marpe Contabilidade (Fortaleza – CE) e Dolores Locatelli.